コラム

 公開日: 2017-07-07 

大切な企業データを守る! PCバックアップの重要性

PCはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの普及も相まって、私たちが保持しているデータ量は急増しています。もちろん、これらのデータのなかには、顧客データや売上データなどの機密情報も含まれています。

こうした情報は、企業経営の根幹にも関わるものです。もしある日すべてのデータが消失してしまったら、明日からの企業活動が危うくなる恐れもあります。

こうした事態を避けるためにも、データのバックアップをしっかりと取るべきです。この記事では、バックアップを取るべき2つの理由とバックアップ方法の一部を解説します。

PC内には、企業経営に必要不可欠なデータがいっぱい

PCやインターネットの普及により、企業や組織が扱うデータ量は幾何学級数的に増加しています。こうしたなか、バックアップの必要性が声高に叫ばれるようになりました。
従来の紙データも、紛失や災害などにより消失しますが、すべてが一度になくなるケースはあまりありません。しかし、デジタルデータの場合は、ハードディスクの故障やウイルスの侵入により、全データを一度に失う恐れもあります。

バックアップが必要である理由は、主に2つあります。

ひとつは、データ消失に備えた「保険」です。PC内のハードディスクなどに蓄積されたデータが万が一消失すれば、顧客データのほか、売上データなども失い、企業の存続さえ危うくなります。こうした事態を避けるためには、日頃から蓄積したデータをバックアップし、適切に保存する必要があります。

データの消失は、次の4つの理由で起きるとされます。ひとつは「PCの故障」です。何らかの原因により、データを蓄積していたハードディスクが故障してしまうことです。次に「人為的ミス」です。データを処理している際に、人為的にデータを誤って消去してしまった、というケースです。

三つ目は「ウイルスなどによるクラッキング」です。インターネットを通じて、ウイルスがPC内に入り込み、データを破壊していくことです。

最後に「災害」です。地震や洪水、火事といった災害によりデータを消失する恐れもあります。関東大震災を機に、バックアップの必要性を真剣に考えた企業は相当数に上り、本社移転の話が出たことも記憶に新しいです。データを消失する機会は、思った以上に多いのが実情です。

バックアップすべきデータの選別、移行作業は膨大

もうひとつの理由は「証拠保全」です。

近年、コンプライアンスが厳しくなるなか、活動が適正に行われているか、多くの企業から問われるようになりました。例えば、インサイダー取引が疑われる事例では、企業に蓄積されたデータを検証し、警察などが捜査にあたります。このとき、バックアップされたデータが証拠として活躍するわけです。

「証拠保全」のためのバックアップは、「保険」のためのバックアップと異なり、上書きができないのが難点です。そのため、場合によっては、膨大なデータになるケースもあります。

バックアップ方法は多岐にわたります。CDやDVD、USBメモリなどといった記録媒体のほか、外付けハードディスクなども利用できます。バックアップに利用できるツールが増えてきたことは望ましいことです。しかしながら、簡単に持ち出せるがゆえに、紛失リスクは紙の時代と比較して、かなり高まっています。

また、バックアップすべきデータをどのように選別、移行すべきか、という問題もあります。保存できるデータ量のキャパシティが決まっている以上、データの選別を行い、データの移行作業を適切に行う必要があります。
一般的に、こうしたデータの選別、移行作業は、人の手によって行われています。このようなケースでは、データの消去など人為的なミスが発生する恐れがあります。

クラウドサーバーやデータセンターの活用を考慮する

バックアップ作業は、時間がかかり、しかも事故が発生しやすい厄介なものです。可能であれば、ミスが起きやすい人手に任せるのではなく、「自動化」を推進していきましょう。
PCのOSに標準装備されているバックアップツールやアプリケーションなどを利用するとよいでしょう。家電量販店などに行けば、バックアップソフトが市販されています。必要に応じて活用するのもよいでしょう。

とはいえ、バックアップはセキュリティ対策と同様、完璧に実行することが難しいものです。だからこそ、クラウドサーバーやデータセンターを上手に活用しましょう。こういったシステムを活用することで人為的ミスも軽減できます。もちろん、企業規模やデータ量にもよりますが、場合によっては、人手を介してバックアップを取るよりも、安価で済むケースもあります。

バックアップを取っていない企業は、バックアップ計画を立案しましょう。必要なデータと不要なデータを仕分けします。そうすることで、自社にとってバックアップがなぜ必要であるか、ということを理解することができるでしょう。

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